In termini di Fringe Benefit, e in particolare sui rimborsi chilometrici, nasce il problema di capire come funziona la tassazione, in quanto è deducibile dall’impresa e non imponibile nella busta paga del lavoratore. Il calcolo non è affatto complicato, ma è importante conoscere nel dettaglio come funziona l’intero sistema del rimborso chilometrico.
Funzionamento dei Fringe Benefit
Quando un dipendente si trova a lavorare in trasferta, e si sposta utilizzando il proprio veicolo, ha diritto a un’indennità fissa giornaliera. Tale corresponsione è prevista per spese di viaggio, vitto e alloggio. Nello specifico, rientrano nella sfera delle indennità dovute per il viaggio, quelle spese sostenute per lo spostamento e per il logorio fisico del mezzo (carburante, e gestione del veicolo). Il rimborso sostanzialmente consiste in un’indennità chilometrica pagata dall’azienda al dipendente, e che è calcolata sulla base della percorrenza media, dati che sono tabellati dall’ACI.
I tre requisiti per il rimborso
Esistono due requisiti in merito al rimborso chilometrico per le spese di viaggio. Il primo è quello legato alla potenza della vettura, ovvero il rimborso avviene per vetture che non superino i seguenti valori:
- potenza massima non superiore a 17 cavalli fiscali, se benzina.
- potenza massima non superiore a 20 cavalli fiscali se diesel.
Il secondo requisito riguarda il tragitto. Ai fine delli deducibilità e del rimborso chilometrico, il trasferimento del dipendente deve avvenire partendo dalla sede di lavoro ordinaria. Qualora esso parta invece dalla propria abitazione, i chilometri eccedenti non saranno conteggiati.
Terzo e ultimo requisito è quello in merito alla distanza della trasferta. Se il luogo ove il lavoratore si sposta è nello stesso comune, o entro 10 km dalla sede di lavoro, la cifra sarà imponibile all’interno della busta paga del dipendente.
Calcolo del rimborso chilometrico
Per effettuare il calcolo del rimborso chilometrico, si devono avere in mano quattro dati fondamentali:
- Tracciare i giorni effettivi che sono stati impiegati nelle trasferte
- Identificare i chilometri percorsi esclusivamente per l’attività lavorativa
- Identificare il tipo di vettura di proprietà del dipendente nelle tabelle ACI
- Identificare quali sono i costi proporzionali e quelli non proporzionali ivi iscritti
A questo punto si può procedere con il calcolo, seguendo la seguente formula matematica:
Rimborso chilometrico = (Costo ACI proporzionale * GG trasferta / 365) + (Costi ACI non proporzionali * Km impiegati nelle trasferte)
È importante sapere che, qualsiasi operazione inerente alle spese di trasferta deve essere tracciata. Qualora emergano spese di trasferta, che poi non possono essere accertate, espone l’attività al controllo immediato da parte del fisco.
Per concludere, c’è da fare un’importante precisazione. Fino ad ora, abbiamo parlato di rimborsi chilometrici per i lavoratori che nello spostarsi usano l’auto di proprietà. La stessa regola del rimborso però, vale anche per le auto che il lavoratore possiede in leasing, comodato d’uso e noleggio.